Toda laguna tiene su desaguadero

Cuenta la leyenda que Orfeo, cuando perdió a su esposa Eurídice, tocó canciones tan tristes que los Dioses lloraron.
Los Dioses del Vichada también lloraron, pero no fue precisamente por las desconsoladas canciones de Orfeo, sino por otro Orfeo. Uno “digital” que nada tiene que ver con el personaje mitológico.
Orfeo, Software de Gestión Documental (SGD) y de Procesos, usado por muchas entidades estatales y que tiene numerosas bondades, entre ellas que evita el uso del papel y que es gratuito, se convirtió en el elefante blanco de la Gobernación de Vichada, ocupando el deshonroso 2do lugar de los torcidos más sonados de los últimos años (el primer lugar lo ocupa el inigualable libro más caro de la historia "Cómo viven las familias vichadenses", pagado por la Gobernación de Vichada en 2009, un solo ejemplar por 460 millones de pesos).
Orfeo funciona con mucho éxito en la empresa Electrovichada, ahorrándole millones por concepto de papelería, ya que toda la correspondencia y sistema de archivos se maneja completamente de manera digital, según lo establece la Ley General de Archivos y las estrategias Cero Papel y Datos Abiertos de Gobierno en Línea.
La Secretaría de Educación de Vichada, también maneja un sistema similar llamado SAC (Sistema de Atención al Ciudadano) del Ministerio de Educación, que registra digitalmente toda la correspondencia interna de la dependencia y le da curso, agilizando los procesos administrativos y obviamente ahorrando millones en papelería, contribuyendo de esta forma con el medio ambiente y la reducción de la deforestación. Sin embargo la Gobernación de Vichada parece ir en sentido opuesto a estas políticas y a sus propias dependencias. A continuación explicaremos por qué. 
Sancocho de torcidos
El 9 de Junio del 2009, la Gobernación de Vichada suscribió el contrato 131/2009 que tuvo como objeto SERVICIO INTEGRAL DE LA ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA Y LA GESTION DOCUMENTAL EN LA GOBERNACION DEL VICHADA, BASADO EN LA GESTION DOCUMENTAL ORFEO, con el objeto de implementar el sistema de digitalización y gestión documental. 
La entidad pagó la escandalosa cifra de 115 millones (Electrovichada desembolsó la mitad por su implementación, mucho después de haberlo adquirido la Gobernación), el cual incluyó un servidor, una pistola de lectura, una impresora y un scanner, elementos que en conjunto no superan 15 millones de pesos.
Pero el desatino continua. El mismo contrato en su clausula sexta ítem 5, dice claramente que el contratista debe suministrar “el sistema de gestión documental ORFEO”, y como ya citamos anteriormente, este programa es GRATIS; en otras palabras, cobraron 115 millones por un software que se puede descargar gratuitamente de la web.
Este contrato en su momento fue enviado a la fiscalía general de la nación por el entonces gobernador Juan Carlos Avila y en la actualidad la investigación continúa, pero esta historia no acaba aquí.
La culpa la tiene la vaca
En informe presentado el 23 de Agosto del 2011, por el Secretario de Planeación y DT, se relaciona que Orfeo "no está en funcionamiento porque faltan las tablas de retención las cuales debe proporcionarlas el área de Jurídica y Archivos". Esta información entra en contradicción con lo firmado en el contrato 131/2009, ya que, de acuerdo a las obligaciones del contratista en la clausula sexta, este debió entregar el sistema listo y en funcionamiento, incluyendo la revisión de las famosas tablas de retención. 
Otra contradicción se suma a la lista, esta vez generada por la Secretaría de Gobierno, fechada el 29 de diciembre del 2011, cuando en su informe de gestión anual asegura que “las tablas de retención documental (archivos) ya están actualizadas y aprobadas, sin embargo paradójicamente el sistema aún continúa fuera de servicio.
Con la capacitación estipulada en el mencionado contrato sucedió lo mismo: jamás se impartió en su totalidad (pero se cobró), y para empeorar las cosas, en la matriz 3.3.1.1 Vichada hacia la competencia, POAI 2011 del plan de desarrollo 2010-2011, se estableció una capacitación adicional para 100 funcionarios en el manejo del programa ORFEO (El palacio de la Gobernación no tiene esa nómina de funcionarios de planta), y tal y como sucedió con el contrato 131, tampoco se impartió.
El agua sucia viene de todas partes. Culpan la oficina de Archivo y Jurídica por no presentar las tablas de retención (a pesar de que el informe de Secretaría General dice lo contrario), y estos a su vez se defienden, alegando que el contratista y el supervisor del contrato son los responsables, sin embargo, como las explicaciones técnicas inentendibles abundan de lado y lado y los Gobernantes de turno tienden a saturarse, siempre eligen el camino más corto: la culpa la tiene la vaca y echémosle tierra al asunto.
A quien le importa
Esta especie de bola de nieve macabra ha sido aprovechada por un cartel que encontró la manera de perpetuarse, volviendo dependiente a la administración de estos elefantes blancos, programando año tras año capacitaciones y mejoras que nunca se hacen. Una muestra evidente es que la actual administración del Dr. Andrés Espinosa, también la enredaron en esta oscura telaraña y le metieron un mico en su Plan de Compras 2012, ítem 182, al incluirle otra actualización más, de las tantas supuestamente hechas al programa Orfeo.
Y esto es solo la punta del iceberg en este gran zoológico prehistórico de animales blancos, muy grandes y con muchos kilos de sobra, que sobrevivieron a la extinción y el olvido que se da en el Vichada cada 4 años.
Ante esto surgen varias interrogantes: ¿Por qué nunca hicieron efectiva la póliza de garantía del contrato 131/2009? ¿Por qué las administraciones pasadas y la actual continuaron comprometiendo recursos en algo que debería estar funcionando desde hace varios años, tal y como sucede en otras instituciones? 
No auguramos un final feliz a esta olla podrida y probablemente terminará sus días como otro anexo más del ya abultado expediente que lleva la fiscalía sobre el caso Orfeo, porque desafortunadamente la Gobernación de Vichada poco o nada ha hecho para darle fin a este desaguadero y en lugar de poner en marcha un verdadero plan de modernización de su esquema documental acorde a las políticas de la nación, sigue gastando papel a diestra y siniestra.
Los artífices de esto les importa un bledo lo que diga la Ley General de Archivos y menos las estrategias de Gobierno en Línea. Ya implementaron la solución desde hace mucho tiempo. Si hay calentamiento global, para eso están los aires acondicionados, y si se acaba el papel, para eso tienen Facebook.
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